メールの世界のご紹介

メールの素晴らしさ

地域ITを推進されているNPO法人の講師に採用され、インストラクタースキルアップ講座を４日間受けました。最初１０分間ウェブについて話すことを求められたのですが焦点を絞った話ができませんでした。そこで幹と枝葉をはっきりさせるように求められまして、メモ帳でこのページを書き始めました。講師のITのスキルは極めて低く、「メル友」を「メルゆう」なんて読むような人でエクセルかワードを使って下書きを作るように言われました。私はそんなことは無視してこのページを作りました。スタイルシートは私の他のページのものをコピーして貼り付けました。隣に居た女性があっとびっくりしていました。メモ帳だけでエクセルやワードなんかよりずっときれいで構造化のできたページができるのですからやはりスタイルシートは凄いです。

手紙と違う点

世界中へ瞬時に届く
費用がほとんどかからない
ホームページアドレスを挿入できる
１万件のメールも整理が簡単
添付ファイルで写真や動画、音声も送れる
htmlメールを使えばよりビジュアルなメールが送れる
改まった状況ではまだまだ適切でない場合がある
CC、BCCによって関係する人にも同時に送ることができる
相手の文章を引用として適切に使うことでより確実なコミュニケーションができる

電話と違う点

相手の時間を中断させたり拘束したりしない
文書として残るのでトラブル回避に役立つ
相手の微妙な感情が読めないことがある
読んだ確認がしにくい
接続形態によっては相手にも費用が発生する

読みやすいメール

アドレスと件名

半角、全角&大文字、小文字を正確に
家族と言えども他人のアドレスで送らない
内容の解る件名を！ただし長すぎず

本文

適切な改行　１行は３５文字程度に抑える
段落をとる　１段落５行が目安
むやみに引用しない
半角、全角は統一する
いくつかの署名を準備する
機種依存文字に注意

メールのマナー

メールアドレスを教える以上、１日最低１回はチェックする。
相手のソフトを確認した上で添付ファイルを送る。特にワード文書はバージョンの違いで意図するように読まれないケースがある。
写真などの添付ファイルはファイル容量を落として添付すること。大きくても５００KBくらいが限界。
テキストのみのhtmlファイルは送らない。
安易に第３者の文章をコピーしない。
即、返事が書けない場合はその旨を送信する。